La vida ha cambiado mucho en los últimos 20 años. Solo hay que ver cómo era la forma de vivir y cómo es ahora. Puede ser poco tiempo, solo dos décadas, pero el crecimiento de las nuevas tecnologías ha provocado que se viva un cambio mayor que, por ejemplo, lo que se vivió entre los años 70 hasta los 2000. Las personas vivimos estos cambios, pero aún más las empresas. Todas ellas están viviendo una transformación digital a la que están obligadas. Es el momento de subirse al carro porque si no lo hacen ahora, luego será demasiado tarde.
Para saber más de este proceso nos ponemos en contacto con Gitdoc, como empresa de digitalización de documentos convierten tus documentos en papel en documentos electrónicos con los metadatos necesarios para que todo el personal de la empresa pueda acceder a ellos desde cualquier lugar. Y además, analizan el ciclo de vida del documento en tu empresa, identificando el documento dentro del proceso de gestión documental, definiendo el cuadro de clasificación de series y documentos y estableciendo los plazos de conservación y custodia de la documentación, así como los periodos de destrucción de documentación.
Como bien te decíamos antes, la revolución digital exige una transformación profunda en empresas y profesionales. Los cambios alcanzan todas las áreas de las organizaciones y todos los sectores de la economía, este novedoso escenario derivado de los avances tecnológicos está generando, además, nuevos hábitos en los clientes y los modelos de negocio, obligando a las empresas a estructurarse y emprender el camino hacia la innovación. Es por eso que tienes que contar una empresa que te asesore. En este caso que te puedan ayudar a reorganizar tus métodos de trabajo y estrategias en general, manteniendo la esencia de tu negocio, con unos servicios y soluciones de digitalización de procesos mejoran la visibilidad de tu empresa, reducen tiempos en los procesos y buscan oportunidades para tu negocio, en un mundo más global.
La implantación del proceso de transformación digital es personalizada y adaptada a cada compañía, para realizar el proceso de transformación tenemos en cuenta: la relación experiencia/cliente, los procesos internos y los modelos de negocio. Y es que cada empresa necesita una forma de trabajo.
En qué consiste la transformación digital
Software de Gestión documental
En este caso es la integración de las soluciones que tradicionalmente se habían desarrollado de forma independiente para satisfacer las diferentes demandas de la gestión documental, que principalmente son: la captura e indexación de documentos, la recuperación de la información, la gestión de contenidos, y la automatización de flujos de trabajo (distribución de tareas, seguimiento y archivado).
Consulta de documentos
La base de datos es primordial para una empresa. Una buena base de datos nos hace agilizar el trabajo y ser más competentes. Con esta digitalización vamos a poder distinguir los siguientes tipos de búsquedas: información estructurada, no estructurada “texto libre” o la combinación de ambas, además permite el acceso descentralizado de la información a través de sus múltiples servidores.
- Software de digitalización certificada homologado AEAT
- Este software dota de validez legal a las imágenes resultantes de digitalizar, por este procedimiento, facturas y documentos sustitutivos, albaranes, pedidos, tickets y justificantes de gastos etc..
- Software Registro entrada-salida electrónico, Mejora la eficacia operativa
- Captura documentos (Escáner, Archivos, E-mail, Fax, Formularios).
- Distribuye copias electrónicas a los distintos usuarios que realizarán las funciones asignadas según el proceso.
- Gestiona, crea, edita, visualiza, autoriza, firma, imprime o elimina dichos documentos.
En las facturas
Este programa ofrece soluciones integrales para la gestión automática del proceso de contabilización de facturas (papel y electrónico), gastos de empleado y factura electrónica. Así, propone un servicio que cubre la gestión integral de facturas desde la recepción hasta su contabilización automática en el ERP del cliente, incluyendo aplicaciones y servicios contable administrativos adaptables a cada cliente.
Captura documentos
- Los documentos se incorporan mediante técnicas de escaneado.
- El motor es conectable a cualquier escáner compatible del mercado.
- La imagen es tratada hasta conseguir la máxima calidad.
- El archivo de imagen se comprime en múltiples formatos (TIFF, JPG,GIF, etc.)
Seguridad
Y lejos de ser insegura, la transformación digital llega con todas las garantías. Por ejemplo ofrece alojamiento de datos en portal Web, la solución será parametrizada según los criterios del cliente, se realizará la explotación de los documentos electrónicos sin que el cliente tenga que adquirir ninguna licencia de software. De esta manera toda la información privilegiada que se maneja estará en buenas manos. Sin temor a que los piratas informáticos puedan hacer de las suyas.
