Una de las cosas más tediosas en una empresa es la contabilidad. No todos sabemos de presupuestos, nóminas o proveedores, pero todos deberíamos tener muy claro que es casi tan importante controlar el dinero que se mueve en tu empresa como tener bien claro lo que tus clientes desean de ti.
Porque si tienes claro lo que demandan tus clientes puedes ofertarlo con toda seguridad, y si controlas el dinero que se mueve en tu empresa vas a tener claro todo el tiempo dónde entra y dónde va las ganancias y las pérdidas, algo que es crucial en tu negocio.
Hablemos de nóminas: ¿qué son y para qué sirven?
Las nóminas son documentos en los que se refleja el sueldo que va a percibir el trabajador, tanto en bruto como en neto. Es un informe detallado (y obligatorio) en el que se refleja todo lo que se debe sumar y restar en el salario de un trabajador.
Como elaborarlas es de obligado cumplimiento para todos los empresarios, estos y los empleados están (o, al menos, deben estar) muy atentos a los datos que refleja (sin son reales, sin están bien cumplimentados, si faltan datos…), puesto son importantísimos para controlar las pérdidas y ganancias de una empresa.
Su elaboración no es tarea sencilla, y por eso son documentos que suelen ser llevados a cabo por los asesores de la empresa, que son los que llevan todo lo relacionado con salarios, facturación, bajas… todo lo que tenga que ver con dinero, proveedores y trabajadores, en general.
Asesores laborales
Existen, por fortuna, asesores laborales que se encargan de ayudarte, como ya has visto, en todo lo relacionado con la contabilidad de tu empresa.
Los asesores laborales son aquellas personas que se encargan de elaborar las nóminas, todo lo relacionado con los contratos de los trabajadores, seguros sociales… Por lo tanto, son un factor fundamental para la contabilidad y el correcto funcionamiento de nuestra empresa. Sobre todo, cuando nosotros no sabemos demasiado sobre estos temas, que suele ser lo más común para los empresarios.
En consecuencia, un empresario ha de hacerle llegar al asesor todo lo que este necesite para que pueda realizar las nóminas y llevar el papeleo de la forma correcta. En caso contrario, podría incidir en errores de datos, por lo que es muy común que estos trabajen con programas tales como el Excel.
La confianza es esencial: si haces la nómina tú mismo, asegúrate de que no halla fallos
Porque no habría nada peor que llegar a final de mes y corroborar que algo ha salido mal, que hemos pasado algo por alto y el empleado ha de llamarnos para darnos un toque de alarma. Esto nos hace quedar terriblemente mal y perdemos, de forma automática, la confianza de nuestros trabajadores.
Y la confianza lo es todo para que la empresa funcione.
Si un empresario pierde la confianza de sus trabajadores por algo tan insignificante como un error en su nómina (lo que puede traducirse que él pierda dinero ese mes) puede originar un descenso en el nivel de producción por su parte. A su vez, un descenso en el nivel de producción por parte de ese trabajador podría producirse en algo tan grave como una pérdida grave de clientela y de dinero.
Suponte este ejemplo: un camarero que ese mes ha percibido 100€ menos de lo normal en su cuenta el día de cobro por un fallo en la nómina.
El camarero es la cara directa que el cliente ve de la empresa (en este caso, del restaurante). Un comensal que se sienta a comer a las 3 de la tarde es muy poco probable que vea al jefe del negocio (a veces ocurre, no obstante), lo más probable es que se atendido por los camareros del lugar.
Ahora suponte que el camarero que les atiende es este que ha percibido menos dinero de la cuenta este mes… y, en consecuencia, está enfadado. Esto va a resumirse en un comportamiento inadecuado, hostil y taciturno, porque su malhumor va a reflejarse en su forma de hablar y de comportarse. En consecuencia, el trato al cliente va a ser ineficiente, y esto puede repercutir en que este tome la decisión de volver (o no) de nuevo a tu negocio. O sea: una familia (además de sus amigos) que no va a volver de nuevo a tu restaurante.
Algo tan insignificante (o, en realidad, no tanto) como errar en una nómina de un mes puede traducirse en la pérdida de la confianza de tu empleado… y, a su vez, en la pérdida de clientes por su insatisfacción profesional.
Por lo tanto, si no estás seguro de llevarlas correctamente, contacta a un asesor laboral.
Si, a pesar de esto, prefieres llevar tú mismo el control sobre las nóminas de tu empresa, procederemos a darte algunos consejos clave para que no se te pase NADA por alto (y no perjudiques la contabilidad de tu empresa)
Vamos a darte algunos consejos para que no te arranques los pelos al realizar tus primeras nóminas:
- Puede sonar repetitivo… pero, si es tu primera vez, contacta con un asesor.
De verdad, no es una tontería. Realizar una nómina NO es tarea sencilla y puede provocarnos más de un dolor de cabeza.
Así pues, mi primer consejo es que no te arriesgues y contactes con alguien que de verdad sepa del tema. No te avergüences de no saber hacerlas, te aseguro que más del 80% de los empresarios no saben realizarlas y tienen asesores a sus espaldas que llevan toda su contabilidad (muchos de ellos serán primos o amigos que han estudiado, pero saben del tema, que es lo importante).
Por ello, no te turbes por esto y pide ayuda a un verdadero profesional.
- Si las haces tú, ten a tu lado a personas que sepan del tema
Si finalmente decides no contar con asesores laborales, te vamos a aconsejar que te apoyes en un buen departamento de Recursos Humanos (RR.HH.) que te ordenen y preparen toda la documentación de tus trabajadores.
De esta forma, no tendrás que preocuparte por haber perdido algún papel importante, que puede traducirse en caer en algún error durante la elaboración de las nóminas.
- Cuando más sencillo sea el modelo que uses, muchísimo mejor para ti
Existen a tu disposición un sinfín de modelos diferentes de nóminas que puedes descargarte y cumplimentar con calma.
Aquí, el consejo es simple: ve a lo sencillo y no te compliques.
Muchas veces, por querer parecer más profesionales, podemos caer en cosas tan tontas como no saber cómo rellenar un modelo más complejo, cuando el sencillo es mucho más entendible y sencillo. No por parecer más sofisticado va a resultarte más rentable. Ve a lo simple, ve a lo que funciona. VE A QUE SALGA BIEN, nada más. Y no te compliques la cabeza.
- Controla con eficacia los horarios
Para que no cometas errores, algo que debes tener en cuenta es cuánto trabaja cada empleado en tu empresa de forma veraz. Porque una de las cosas fundamentales a la hora de establecer el salario base de cada empleado es saber cuánto tiempo real ha trabajado.
Por eso, lo mejor que puedes hacer es recurrir a aparatos de control de entrada y salida: es decir, fichar las entradas y salidas de los trabajadores.
De esta forma, tendrás totalmente controladas las entradas y salidas y podrás, simplemente, trascribirlas a la nómina de forma veraz y eficaz.
- No te olvides de la legislación
Toda empresa debe regirse por una serie de normas y leyes que el Gobierno de cada Comunidad Autónoma (y del país, claro) han establecido para el correcto funcionamiento de todas las empresas del país.
Por lo tanto, te aconsejamos que eches un largo vistazo a esa página que te he adjuntado para que seas consciente de la cantidad de cosas que has de tener en cuenta a la hora de realizar una nómina de la forma más eficaz posible.
- Uno de los mejores consejos es que domicilies las nóminas
Puede parecer una tontería, pero no sabes el trabajo que ahorra tener las nóminas de tus trabajadores registradas en el banco en una fecha concreta.
Antiguamente se pagaba en mano, porque no existían los soportes electrónicos ni los bancos tal y como lo conocemos hoy día. A pesar de ello, el mundo ha evolucionado tanto que hoy día es mucho más sencillo apoyarse en la tecnología, porque esta nos ayuda más de lo que te puedas imaginar.
- Esto nos lleva al mejor consejo que te puedo dar: busca APP para nóminas
Existen muchas (cada vez más) aplicaciones en el mercado que te ayudan a realizar nóminas de forma automática mes a mes. En ellas, solo has de subir día tras día la información y la documentación necesaria para tenerlo todo al día y, de forma fácil y sencilla, tendrás la nómina realizada mes a mes sin que tengas que sudar la gota gorda.
Desde esta empresa de Software de Contabilidad Sencillo para Autónomos y Pequeños Negocios, Micrologic, nos recuerdan que, en un mundo cada vez más digitalizado, acceder a las ayudas online de las APP es una ayuda que no debemos pasar por alto, puesto que existen a nuestra disposición una enorme cantidad de aplicaciones de ayuda que hacen la vida mucho más sencilla al empresario.
Todo se resume en lo siguiente:
- Si no sabes, busca ayuda de un asesor.
- Si decides hacerla tú, ten todo controlado hasta el más ínfimo detalle.
- Si te lías… apóyate en una APP de nóminas.
¡Buena suerte!