Necesitas hacer una cita con un cliente. Le das unas cuantas fechas para elegir, pero ninguna le conviene. Te sugiere otra fecha que no te conviene. Y espera que más personas asistan a la reunión… Encontrar un espacio de tiempo libre puede ser frustrante. Descubre cómo programar reuniones de manera efectiva y qué día y hora son los mejores para las reuniones de negocios.
Momento ideal para reuniones de negocios
Las reuniones de negocios deben ser efectivas. Nadie quiere perder más tiempo del necesario en ellos. Además de una buena preparación de la reunión y una dirección de calidad, la productividad de la reunión también depende del tiempo de reunión seleccionado adecuadamente.
Por lo tanto, desde el principio, tacha los lunes y viernes de la selección. El comienzo de la semana significa volver a la normalidad después del fin de semana, generalmente hay reuniones de equipo, la gente termina el trabajo de la semana anterior y planifica tareas para la actual. El viernes, en cambio, todo el mundo se ve para pasar el fin de semana fuera del trabajo.
Nos quedan martes, miércoles y jueves y sólo tenemos que elegir un horario adecuado.
Temprano en la mañana (8–10 a.m.)
Alguien necesita comenzar más despacio y, después de llegar al trabajo, preparar café, revisar correos electrónicos y planificar el trabajo, en lugar de correr directamente a una reunión de negocios. Obligarías al cliente a venir a trabajar antes de lo habitual o a prepararse para la reunión el día anterior. En resumen, podría ser una distracción desagradable de su rutina laboral, lo que no contribuirá al éxito de las negociaciones.
Mañana (10:00 a 12:00 horas)
Si deseas organizar una reunión lo antes posible, déjala para las 10 de la mañana. Este es el momento en el que la mayoría de las personas tienen más energía. Al mismo tiempo, ya han logrado hacer algo de trabajo por la mañana, han tenido tiempo para preparar la reunión y aún no les vas a quitar el almuerzo. Lo ideal es tener una reunión de negocios a las 11 a.m., después de lo cual tu capacidad de concentración y productividad disminuyen.
Durante el almuerzo (12:00–1:00 p.m.)
Organizar una reunión durante el almuerzo no es una buena idea. La gente a menudo reserva su hora de almuerzo para comer y descansar del trabajo. Si tiene que programar una reunión a la hora del almuerzo, al menos proporcione algunos refrigerios para los participantes. La gente hambrienta no inventa nada. Otra opción es terminar la reunión con un almuerzo: resuelves todo y no discutes nada mientras comes.
Después del almuerzo (13.00-14.00)
El momento inmediatamente después del almuerzo tampoco es propicio para reuniones de negocios. La gente es más madura para el sueño que para la acción. Démosles tiempo para tomar un café, descansar y posponer la reunión hasta las 2 p.m. como mínimo.
Tarde (14.00 a 16.00 h.)
Alrededor de las 3 p.m. es un momento tan conveniente como las 10 a.m. La gente ha recargado sus baterías después del almuerzo y ha tenido tiempo suficiente para prepararse. Ya han pasado la mayor parte del día, ya han terminado mucho trabajo, por lo que no estarán pensando en las tareas que aún les esperan. Al mismo tiempo, intentarán que las negociaciones sean eficientes y rápidas para poder regresar a casa pronto.
A última hora de la tarde (16.00 a 18.00 horas)
La mayoría de la gente se ve en casa después de las 4 p.m. Por lo tanto, concertar cita para este momento no es lo ideal. Pero si quieres ser eficiente, repasar los puntos rápidamente y no discutirlos demasiado, una reunión al final de la tarde puede funcionar.
Tarde (después de las 6 p.m.)
Las posibilidades de conseguir una reunión después de las 6 de la tarde son incluso menores que después de las 4 de la tarde. Sin embargo, si necesitas profundizar en una solución con un cliente sin que nadie te moleste, una reunión por la tarde puede merecer la pena.
El martes o miércoles alrededor de las 3 p.m. parece ideal. Para ese momento, el cliente ya había completado tareas urgentes y tuvo tiempo para prepararse para la reunión. Recuperaron energías durante el almuerzo y aún no están del todo cansados. Al mismo tiempo, tienen el resto de la semana para completar otras tareas, por lo que la reunión no los retrasará.
Dónde reunirse con el cliente
El lugar ideal para la reunión depende de la naturaleza de la reunión, el número de participantes o las instalaciones técnicas que necesite. Por lo tanto, adapta siempre tu elección a la situación específica.
La opción número uno es una reunión en tu casa o en la del cliente. Decide en función de lo que prefiera el cliente y lo que sea más práctico en la situación. Si el cliente es de tu misma ciudad o de alrededores, invítalo a tu local. Si el cliente está lejos, ofrécete a ir a visitarlo.
Siempre recomendamos una reunión presencial en lugar de una virtual. Las relaciones se construyen mejor en persona que en Zoom, Teams o Meet. Mantén estos en reserva en caso de que el cliente insista en la llamada, quizás por falta de tiempo, aseguran los expertos en coworking Mitre. O si es simplemente un registro rápido antes de la reunión principal.
Si no dispones de instalaciones propias y necesitas reunirte con el cliente fuera de la sala de reuniones, una opción adecuada es:
- cafés,
- espacios de coworking,
- o salones en hoteles.
Por otro lado, un restaurante no es muy adecuado para una reunión de negocios. No a todo el mundo le gusta comer en reuniones. Y si no sabes lo que le gusta al cliente, puedes fácilmente equivocarte al elegir un negocio.
Cómo concertar una cita con un cliente
Ahora ya sabes cuándo y dónde programar la reunión. Queda por invitar a los participantes. A veces basta con enviar un correo electrónico, otras veces vale la pena llamar y encontrar un momento adecuado juntos. No obstante, adjunta un correo electrónico con la confirmación de la reunión acordada e información importante para que el cliente pueda volver a ella en cualquier momento.
Dale al correo electrónico una línea de asunto clara y comprensible que ayude al cliente a saber inmediatamente de qué se trata y no se pierda entre otros mensajes en su bandeja de entrada.
Estructura el texto claramente y recuerda incluir:
- La razón por la cual quieres conocernos.
- Puntos principales a discutir, adjuntar cualquier documento de respaldo.
- Sugiere una hora de reunión con una pregunta sobre las opciones de horario del cliente: sugiere tres fechas que le convengan y entre las cuales pueda elegir.
- Sugiere un lugar de reunión y deja que el cliente decida: puedes mencionar tus preferencias, por ejemplo, dependiendo de qué tan exigente será la reunión y si será suficiente reunirse en línea o si sería mejor una reunión personal.
Cuándo enviar una invitación a una reunión
Depende de la importancia de la reunión, de los hábitos y relaciones con el cliente o del número de personas involucradas. Sin embargo, es una buena idea planificar la reunión con al menos una semana de antelación para que todos tengan tiempo de prepararse. Recuérdalo dos días antes de la reunión.
Una vez que el cliente confirme la reunión, anótala en tu calendario. Resume la información importante del correo electrónico o de la conversación telefónica en tus notas. El calendario también te ayudará a planificar los horarios de las reuniones: si tu cliente lo utiliza, tendrás una visión general de tus opciones con antelación y evitarás la tediosa búsqueda de una fecha adecuada.
